Автоматизация систем отчетности



Каждое структурное подразделение крупных предприятий зачастую формирует собственный пакет отчетности, при этом состав показателей в отчетах разных подразделений может пересекаться, но это никем не контролируется. При смене руководителей состав отчетности подразделений обычно пересматривается, что приводит к появлению новых форм, но не отменяет уже существующих. В итоге отчетность предприятия неуклонно разрастается и становится избыточной, повышается трудоемкость процессов ее формирования, однако потребители информации от этого едва ли выигрывают.

Далеко не всегда сотрудники предприятия, предоставляющие показатели отчетов, заинтересованы в «прозрачности» процесса получения этих сведений. Излишняя открытость лишает их возможности некоторого «маневра» и усиливает контроль со стороны руководства, поэтому формализация процессов формирования отчетности на местах, как правило, не приветствуется. К тому же на это обычно «нет времени».

Низкая формализация, безусловно, способствует хаотичности процессов формирования отчетности и умышленному искажению соответствующей информации. Повышение трудоемкости при ограниченном штате сотрудников и сохранении старых методов формирования отчетности неизбежно приводит к снижению оперативности. Сам процесс доставки информации лицу, принимающему решения (конечному пользователю отчета), может состоять из множества звеньев, каждое из которых чревато задержками и искажением информации.

Разумеется, предприятие может успешно работать и даже развиваться несмотря на перечисленные проблем. Однако их воздействие на эффективность и конкурентоспособность предприятия, по мере его укрупнения, становится все более негативным. Именно поэтому руководство осознает необходимость реорганизации процессов формирования отчетности предприятия, возлагая большие (часто завышенные) надежды на автоматизацию. Кроме того, одной из причин модернизации формирования отчетности часто является внедрение на предприятии информационной системы управления. Инициаторы данных проектов далеко не всегда осознают, что реформирование и автоматизация отчетности тянут за собой шлейф новых взаимосвязанных задач.